Así funciona el método 3-3-3 para organizar tu trabajo sin depender de listas interminables

Hay días en los que el trabajo parece sencillo, terminamos las tareas sin contratiempos y nos sentimos satisfechos con nosotros mismos. Pero también hay días que todo parece salir mal: constantes interrupciones, se nos olvidan cosas importantes, las tareas se amontonan y el estrés nos devora.

En el ajetreo del trabajo, es común sentir que el tiempo se escapa entre reuniones, correos electrónicos y llamadas. Empezamos el día con la intención de ser lo más productivos posible, pero terminamos con la sensación de no haber avanzado lo suficiente.

Según una encuesta de Acuity Training en el Reino Unido, más del 80% de las personas no tienen un sistema de gestión del tiempo. De entre quienes sí lo tienen, una tercera parte usa una lista de tareas (lista “TO-DO”) y un cuarto usa la bandeja de correo electrónico para organizarse la jornada. Otra cuarta parte se ocupa “de lo que le parece más importante en ese momento”.

Las listas de tareas son una forma popular para organizar nuestro trabajo. El problema es que estas listas tienden a crecer sin control, y se convierten en un recordatorio de todo lo que no hemos hecho, generando estrés y una sensación de fracaso. Además, una simple lista no distingue entre lo urgente y lo importante, lo que lleva a dedicar tiempo a actividades que, en realidad, no contribuyen a nuestros objetivos principales.

Aquí es donde puede venir muy bien un método diferente que no solo nos recuerde lo que tenemos que hacer, sino que ayude a priorizar y establezca límites realistas a lo que podemos hacer en el día. El método 3-3-3 se ha popularizado en redes sociales como una solución simple pero efectiva para organizar nuestra jornada y evitar la sobrecarga mental.

Qué es el método 3-3-3

El método 3-3-3 de organizar el tiempo es una mezcla de distintas técnicas, como admite el autor Oliver Burkeman, que lo describió por primera vez en su blog. Burkeman es un escritor y periodista británico conocido por su columna sobre gestión del tiempo en el diario The Guardian.

La premisa del método 3-3-3 es sencilla: dividir la jornada laboral en tres bloques de tres horas cada uno, asignando a cada bloque un tipo de tarea específico.

Por qué funciona el método 3-3-3

Una de las mayores virtudes de este sistema es su flexibilidad. A diferencia de las listas tradicionales, que pueden ser abrumadoras, el método 3-3-3 obliga a seleccionar solo unas pocas tareas para cada bloque, evitando la dispersión dentro de lo posible. Además, al reservar tiempo para el crecimiento personal, se rompe el ciclo de trabajar sin pausa, lo que mejora el bienestar y la creatividad.

¿Por qué tres horas? Como explica Burkeman, hay un límite en el tiempo que podemos trabajar con concentración plena, que está entre tres y cuatro horas. Hay muchos ejemplos de figuras históricas que seguían este principio, desde el matemático Henri Poincaré hasta Charles Darwin.

A veces pensamos que con suficiente fuerza de voluntad, podemos producir a pleno rendimiento todo el día, pero los datos indican lo contrario. En su libro Descansa: produce más trabajando menos, el autor Alex Soojung-Kim Pang aporta estudios y ejemplos de cómo podemos mejorar la productividad si limitamos el trabajo más exigente a esas tres o cuatro horas como máximo.

Otro beneficio del método 3-3-3 es que reduce la procrastinación. Al saber que solo hay tres horas para el trabajo profundo, la mente se enfoca en avanzar en lugar de distraerse. Del mismo modo, al tener un espacio asignado para tareas administrativas, se evita que estas invadan momentos de alta productividad.

Puede parecer que este método se queda corto, y que en tres horas de trabajo en las tareas más importantes no conseguiremos avanzar significativamente. Sin embargo, si examinamos con cuidado nuestra jornada, veremos que la mayor parte de los días solo somos productivos de verdad esas tres o cuatro horas. Una encuesta realizada en 2016 entre oficinistas reveló que, entre leer las noticias, navegar por las redes sociales, comer, socializar sobre temas no laborales o tomarse descansos, la gente trabajaba de media dos horas y 53 minutos al día.

El método 3-3-3 propone ser más conscientes y realistas. Trabajar concentrados tres horas en una tarea cada día puede hacer que avancemos mucho por la acumulación de trabajo completado a lo largo de días y semanas, en lugar de estresarnos porque queremos hacerlo todo en un solo día y no llegamos.